Privacy Policy

1.     Introductie

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Robert Smits Photography, persoonsgegevens verzamelt en welke rechten jij hebt met betrekking tot deze gegevens.

Robert Smits, wonende te Brasschaatselei 16 te 2950 Kapellen, drijft handel onder de naam Robert Smits Photography, eenmanszaak met vestigingsadres Brasschaatselei 16 te 2950 Kapellen en KBO-nummer BE0695.432.392. Naar Robert Smits Photography wordt hierna verwezen als ‘Robert Smits Photography’, ‘wij’, ‘we’ of ‘ons’.

In verband met vragen rond deze verklaring kan je Robert Smits Photography bereiken op info@robertsmitsphotography.com of +32/478-48.32.79

2.     Verwerkte persoonsgegevens

Robert Smits Photography verwerkt persoonsgegevens doordat je gebruikt maakt van onze diensten, zoals de website, en/of degene die door jezelf worden verstrekt. Wanneer je persoonsgegevens van derden verstrekt, neemt Robert Smits Photography aan dat deze derden het daarmee eens zijn. Het verstrekken van deze persoonsgegevens gebeurt op jouw verantwoordelijkheid.

De volgende gegevens worden verzameld en verwerkt:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Foto

Dit gebeurt door opslag in het persoonlijke digitale dossier van de klant in mijn CRM Programma, Studio Ninja.

Omdat personen worden vastgelegd op foto, verwerkt Robert Smits Photography ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming/GDPR (zo is op een foto jouw ras/etniciteit zichtbaar). Doordat je je laat fotograferen geef je echter toestemming om deze foto’s te gebruiken voor de beschreven doeleinden.

Via haar website noch dienst heeft Robert Smits Photography de intentie om gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar, zonder toestemming van ouders of voogd. Ze kan echter de leeftijd van websitebezoekers niet controleren, waardoor het ouders aangeraden wordt om bij de online activiteiten van hun kinderen betrokken te zijn, indien zij niet wensen dat er gegevens over hun kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, kan contact worden opgenomen via de bovenstaande contactgegevens, waarop de informatie wordt verwijderd.

Jij staat zelf in voor de juistheid van de door jou verstrekte gegevens en dient Robert Smits Photography te verwittigen zodra er wijzigingen zijn.

3.     Redenen van verwerking

Robert Smits Photography verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Telefoonnummer en e-mailadres, om je te kunnen bellen of e-mailen om de dienstverlening uit te voeren (bijvoorbeeld: het plannen van een fotoshoot),
• Naam en e-mailadres, om jouw betaling af te handelen,
• Adresgegevens en e-mailadres, om goederen en diensten bij jou af te leveren, alsook voor facturatie,
• Foto, om de opdracht uit te voeren en de portfolio te vervolledigen
• Naam en e-mailadres, om je een nieuwsbrief te versturen om je op de hoogte te brengen van interessante nieuwigheden, indien je hiervoor je expliciete toestemming hebt gegeven of indien er een goede reden bestaat voor ons om aan te nemen dat je hierin geïnteresseerd zou zijn
• Als er gegevens worden gevraagd om deel te nemen aan een wedstrijd of om een freebie te ontvangen, worden deze enkel daarvoor gebruikt tenzij je bijkomende toestemming geeft voor gebruik voor marketing

In elke marketing e-mail krijg je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

4.     Geautomatiseerde besluitvorming

Robert Smits Photography neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen, dus zonder een menselijke tussenkomst, over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

5.     Duur van de bewaring

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze worden verzameld, zoals hierboven aangegeven. Facturatiegegevens worden 7 jaar bewaard omdat de boekhoudwetgeving dit verplicht.

Foto’s genomen tijdens fotoshoots worden voor onbepaalde termijn bewaard, gezien ze onderdeel uitmaken van de portfolio.

6.     Beveiliging

Robert Smits Photography heeft zich zodanig georganiseerd dat jouw gegevens optimaal worden beveiligd. Zo voorzien wij in met wachtwoord beveiligde IT en bijkomende beveiliging voor de persoonsgegevens met wachtwoord voor het CRM systeem, hebben wij een alarm-beveiliging en zijn alle medewerkers die bij ons aangesloten zijn verbonden aan en geïnformeerd over het privacy-beleid. Robert Smits Photography doet op deze manier alle redelijke inspanningen om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te beschermen.  De gemaakte originele beelden en bewerkingen zijn ook online in een cloud opslag opgeslagen, die met een wachtwoord beveiligd zijn bij Backblaze.  Daarnaast staan foto’s van jullie shoot in jullie eigen galerij waarbij mensen zich met een e-mailadres moeten registreren, dit is bij Pixieset (bestaande shoots tem april 2023) of Pic-Time (nieuwe shoots vanaf april 2023).

7.     Delen van persoonsgegevens met derden

Robert Smits Photography deelt jouw persoonsgegevens met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting (bijvoorbeeld: boekhouder). Met bedrijven die jouw gegevens verwerken naar aanleiding van een instructie van ons (bijvoorbeeld: voor het drukken van een fotoalbum of fotoafdrukken), sluiten wij een overeenkomst om ervoor te zorgen dat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid wordt behouden als jou in deze privacyverklaring wordt beloofd. Robert Smits Photography blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Voor de toegang van derden tot cookie gegevens, verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

8.     Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kan deze inzien, corrigeren of verwijderen. Je kan bij ons een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar je toe te zenden, of naar een andere door jou genoemde organisatie over te dragen. Incomplete of incorrecte gegevens moeten wij aanvullen of corrigeren. Je kan ook jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Robert Smits Photography. Zo heb je het recht ons te vragen jouw gegevens te verwijderen wanneer wij geen reden meer hebben om deze te bewaren en/of verwerken.

Om deze rechten uit te oefenen hoef je ons enkel maar te contacteren via de bovengenoemde contactgegevens. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, wordt gevraagd jouw identiteitsbewijs met dit verzoek mee te sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen [4 weken], op jouw verzoek. Een verzoek indienen is kosteloos, tenzij het kennelijk ongegrond of buitensporig is. Dan kunnen er administratieve kosten worden aangerekend.

Indien je na zo’n verzoek toch van mening bent dat wij jouw rechten geschonden hebben, heb je ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL). Gebruik daarvoor de volgende link:  https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

9.     Aanpassingen aan deze verklaring

Robert Smits Photography behoudt zich het recht aanpassingen te doen aan deze verklaring. Een nieuwe versie van deze verklaring die grondig verschilt van een eerdere versie zal jou actief ter kennis worden gebracht.

Laatst gewijzigd op 20 april 2023.

Indien niet akkoord met enkele bepalingen of de PrivacyPolicy, gelieve hierover een email te sturen naar info[at]robertsmitsphotography.com. Je kan dit ook aangeven linksonder bij het koekje.

Ook benieuwd naar onze Algemene Voorwaarden en Cookie Policy?